Колко често ти се е случвало да делегираш задача на някого, само за да разбереш, когато дойде крайният срок, че работата не е свършена? Пробвай стратегията в тази статия и това повече няма да става.
Подготовка
Преди да делегираш задача, имаш подготвителна работа, която може да се окаже разликата между успеха и провала. Ето стъпките, които трябва да изпълниш, преди да възложиш задачата:
- Формулирай целта, която очакваш да се постигне. Какъв резултат ще определи задачата като успешно свършена?
- Задай краен срок. Кога очакваш резултата?
- Определи основните стъпки за изпълнение. Не е нужно да влизаш в най-дребните детайли, но трябва да можеш да дадеш на човека, на когото ще делегираш задачата, основни насоки какво да направи, за да постигне очаквания резултат в определения срок.
- Помисли какви ресурси, умения и качества са необходими на човека, който ще изпълнява задачата. Постарай се да осигуриш необходимите ресурси предварително, доколкото е възможно.
- Избери човек край теб, на когото можеш да делегираш и който има необходимите умения и качества, за да свърши работата. Ако има и ресурсите, ОК, а ако ги няма, те вече са осигурени от теб в предишната точка, така че това не е проблем. 😉
Възлагане на задачата
Поговори с човека, на когото ще делегираш. Запознай го максимално подробно с цялата информация от точките по-горе, като не забравяш да обясниш и защо трябва да бъде свършена работата, която делегираш. Твоят колега ще бъде далеч по-мотивиран да работи по задачата, ако знае смисъла и причината за това.
Преди началото на работата не пропускай да обсъдиш с човека как той разбира точките по-горе, има ли достатъчно време, за да ти съдейства, тревожи ли го нещо. Колкото по-рано разбереш за потенциалните проблеми, толкова по-добре. Уточни също така, че периодично ще питаш как върви изпълнението на задачата и че ще бъдеш на разположение за въпроси (и наистина бъди).
Проследяване на изпълнението
Ако има нещо по-лошо за човек, делегирал работа на друг, от фразата „Не успях да свърша работата“ един ден след крайния срок, то аз не знам какво е то. 🙂 За да не ти се случи, постави разумни междинни срокове, когато да проверяваш докъде е стигнало изпълнението и дали е необходимо да се коригира нещо. Какви да бъдат сроковете зависи от общата продължителност на работата и от основните стъпки, необходими за завършването ѝ. Старай се да не досаждаш прекалено често на човека, на когото делегираш, но и да избегнеш неприятни изненади, когато вече ще бъде твърде късно да ги поправиш.
Приключване на изпълнението
Когато твоят колега свърши работата, не пропускай да благодариш за усилието и отделеното време. Полезно ще бъде и да направите преглед на свършената работа, да обсъдите как е протекъл процесът и доколко крайният резултат отговаря на първоначално планирания. Независимо дали работата е минала успешно или не съвсем, този анализ ще ви бъде полезен при следващата делегирана задача, така че да работите още по-добре заедно.
Делегирането е само едно от 12 ключови умения, които ти трябват, за да работиш по-продуктивно и по-добре. Можем да ти помогнем и за останалите. Запиши се оттук и ще ти изпратим повече информация.
