Как да делегираме ефективно?

Колко често ти се е случвало да делегираш задача на някого, само за да разбереш, когато дойде крайният срок, че работата не е свършена? Пробвай стратегията в тази статия и това повече няма да става.

Подготовка

Преди да делегираш задача, имаш подготвителна работа, която може да се окаже разликата между успеха и провала. Ето стъпките, които трябва да изпълниш, преди да възложиш задачата:

  1. Формулирай целта, която очакваш да се постигне. Какъв резултат ще определи задачата като успешно свършена?
  2. Задай краен срок. Кога очакваш резултата?
  3. Определи основните стъпки за изпълнение. Не е нужно да влизаш в най-дребните детайли, но трябва да можеш да дадеш на човека, на когото ще делегираш задачата, основни насоки какво да направи, за да постигне очаквания резултат в определения срок.
  4. Помисли какви ресурси, умения и качества са необходими на човека, който ще изпълнява задачата. Постарай се да осигуриш необходимите ресурси предварително, доколкото е възможно.
  5. Избери човек край теб, на когото можеш да делегираш и който има необходимите умения и качества, за да свърши работата. Ако има и ресурсите, ОК, а ако ги няма, те вече са осигурени от теб в предишната точка, така че това не е проблем. 😉

Възлагане на задачата

Поговори с човека, на когото ще делегираш. Запознай го максимално подробно с цялата информация от точките по-горе, като не забравяш да обясниш и защо трябва да бъде свършена работата, която делегираш. Твоят колега ще бъде далеч по-мотивиран да работи по задачата, ако знае смисъла и причината за това.

Преди началото на работата не пропускай да обсъдиш с човека как той разбира точките по-горе, има ли достатъчно време, за да ти съдейства, тревожи ли го нещо. Колкото по-рано разбереш за потенциалните проблеми, толкова по-добре. Уточни също така, че периодично ще питаш как върви изпълнението на задачата и че ще бъдеш на разположение за въпроси (и наистина бъди).

Проследяване на изпълнението

Ако има нещо по-лошо за човек, делегирал работа на друг, от фразата „Не успях да свърша работата“ един ден след крайния срок, то аз не знам какво е то. 🙂 За да не ти се случи, постави разумни междинни срокове, когато да проверяваш докъде е стигнало изпълнението и дали е необходимо да се коригира нещо. Какви да бъдат сроковете зависи от общата продължителност на работата и от основните стъпки, необходими за завършването ѝ. Старай се да не досаждаш прекалено често на човека, на когото делегираш, но и да избегнеш неприятни изненади, когато вече ще бъде твърде късно да ги поправиш.

Приключване на изпълнението

Когато твоят колега свърши работата, не пропускай да благодариш за усилието и отделеното време. Полезно ще бъде и да направите преглед на свършената работа, да обсъдите как е протекъл процесът и доколко крайният резултат отговаря на първоначално планирания. Независимо дали работата е минала успешно или не съвсем, този анализ ще ви бъде полезен при следващата делегирана задача, така че да работите още по-добре заедно.

Ако си сред маниаците на тема продуктивност като мен, запиши се за нашия безплатен e-mail курс за супер фокус. От него ще научиш основното умение, което ти е нужно за максимална продуктивност: как да се фокусираш и да спреш да се разсейваш.

Да помагаме на хора като теб да работят по-добре е част от мисията на Фондация „Един въпрос“. Ние ще използваме данните, които ни предоставяш, само за да ти изпратим курса, който включва и едно специално предложение за теб. Ще можеш да се отпишеш по всяко време.

No votes yet.
Please wait...

Вашият коментар

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.