С всяка следваща година дистанционната работа навлиза поне частично във все повече компании. Има фирми, в които разчитат на фрийлансъри или хора от други населени места, за да запълнят екипа си. А има и световни компании, които са преминали на изцяло дистанционна работа, като Zapier, Toptal, InVision App и др.
Дори и до сега да не сте обмисляли въвеждането на дистанционна работа във Вашия екип, пандемията и извънредното положение, породени от коронавируса, налагат бързото адаптиране към работа от вкъщи на цели компании. Но това в никакъв случай не бива да Ви плаши или притеснява, че продуктивността ще спадне и работата няма да бъде свършена.
Популярен стереотип за работещия от вкъщи, който се явява и най-страшният кошмар за всеки мениджър, е как прекарва работното си време по пижама, на дивана в хола и гледайки Netflix по цял ден. Но истината е, че работата далеч от офиса може да се окаже в пъти по-продуктивна. Ако се изгради правилната структура на работа, поставят се ясни цели и план на действие, и се използват функционални системи, дистанционната работа може да даде отлични резултати.
Далеч от разсейващите фактори в офиса – страничен шум, разговори, звънящи телефони, движение на хора, некомфортна среда, както и честите, проточващи се излишно срещи – човек може да изненада дори и себе си и да започне да се справя много по-бързо и ефективно с възложените задачи.
За да се постигнат добри резултати, е необходимо още в началото да се изградят ясни правила и системи на работата на дистанционния екип. Именно с това ще Ви помогне настоящата статия. Но първо, няколко съвета за подхода Ви на мениджър и организатор на работните процеси:
Имайте доверие в хората от екипа си.
Ако някой е проявявал нехайство, дори и в работата си в офиса, то тогава имате пълно основание да се съмнявате в неговата продуктивност и лоялност, и това е проблем, който трябва да адресирате веднага. Но ако хората от екипа Ви са изпълнителни и отговорни, не бъдете мнителни, когато започнат работа от вкъщи. Не попадайте в клопката на микромениджмънта и не започвайте да им дишате във врата онлайн с непрестанни въпроси и искане на update. За ефективната дистанционна работа е нужно двустранно доверие. И като мениджър, създаването на такива отношения е Ваша отговорност. Най-лесно това се получава с открита и директна комуникация и с ясни системи за управление на проекти, за които ще стане дума малко по-долу.
Не очаквайте служителите да са непрестанно “на линия”.
Това, че в създалата се ситуация хората са постоянно у дома, не означава, че ще са непрекъснато на линия за бързи и спешни задачи. Уточнете предварително с хората от екипа си тяхното работно време и се съобразете с него. Но дори и в работните им часове, бъдете подготвени, че те невинаги ще са на разположение веднага. Може да са си взели кратка почивка далеч от екрана или да са във фокусирана работа над някоя задача. Не допускайте веднага, че са “избягали от час”.
Уверете се, че екипът Ви разполага с всичко необходимо за работа.
В подобни извънредни ситуации, когато преминаването към дистанционна работа се налага да настъпи незабавно, е необходимо да се уверите, че хората Ви имат всичко нужно за работа у дома. Това включва работеща и ефективна техника – лаптоп с камера и нужната периферия, качествени слушалки и микрофон, отлична интернет връзка. Както и да проверите дали служителите могат да инсталират и използват необходимия софтуер. Помислете с ръководството на фирмата Ви по какъв начин можете да подпомогнете работещите от вкъщи, за да може процесите да текат безпрепятствено и ефективно.
Организирайте своя собствен работен процес.
Преди всичко, създайте си личен план на действие. Обмислете добре дали има нужда от преструктуриране и преразпределяне на задачи в екипа Ви. Създайте си система на работа, проверка и комуникация със служителите си. Но първо се уверете, че Вие самите сте си създали оптимизиран график и структура на проектите. Изградете си и ясни граници – определете си работно място вкъщи и спазвайте работното си време. Също, както не бива да очаквате служителите Ви да са непрестанно на линия, Вие също трябва да си определите време, в което да сте напълно откъснати от работата. Дайте си възможност за презареждане и почивка, за да успеете да посрещнете предизвикателствата по преминаването към дистанционна работа.
След като изяснихме някои основни принципи на ръководенето на дистанционен екип, е време да преминем към практични стъпки за осъществяване на комуникация и ръководство на проекти от вкъщи.
- Определяне на приоритети и реорганизация.
Голяма част от работата в офиса може безпроблемно да бъде свършена и от вкъщи – IT проекти, онлайн маркетинг, финанси, дори HR. С някои леки промени при организацията на работа, можете лесно да преминете на дистанционна форма. Определете приоритетните и належащи задачи, и концентрирайте екипа си върху тях. За някои други дейности, обаче са нужни повече промени. Ако екипът Ви за продажби, например, обикновено провежда срещи на живо, ще се наложи да промените това. Можете да помислите за варианти с видео разговори и онлайн срещи. А ако разчитате на телефонни разговори за осъщестяването на продажби, ще трябва да уредите техническата страна на въпроса, за да може служителите Ви да приемат обажданията от дома си.
- Създаване на система за организация на работата.
Ако досега сте нямали създадена фирмена система за организация на проекти, сега е моментът да си направите такава. Онлайн се предлагат чудесни и функционални готови решения като Trello и Asana, например. И докато те са изключително удобни и за работата в офиса, когато става дума за дистанционен екип, са жизнено важни. Така ще имате ясен поглед върху задачите и прогреса на всеки един служител. Ще знаете от разстояние кой върху какво работи и ще можете да оцените дали няма някой претоварен или пък с недостатъчно задачи.Ясно поставените крайни срокове, участници и времева линия на проектите ще позволят и на самите служители да си изградят работна структура. От своя страна пък Вие можете лесно да следите прогреса на задачите и да видите, ако някой има затруднения или забавяне и да реагирате своевременно.
- Възползвайте се максимално от онлайн възможностите за екипна работа.
В зависимост от естеството на дейност на Вашата компания, екипната работа може да се осъществява и от разстояние. Ако се налага двама или повече от Вашите служители да работят по една и съща задача, използвайте оптимално онлайн инструментите за колаборация. Google Drive, например, предлага чудесни опции за работа по един и същи файл от няколко човека, като те могат да следят историята на промените по него, да редактират и коментират по отделни части на документа. Това замества съвместната работа лично в офиса, но и спестява досадни онлайн разговори за обсъждане на всеки малък детайл.
- Изградете ясна и директна комуникация в екипа.
На първо място, определете средствата за комуникация, които ще се използват от целия екип. Те трябва да са удобни, както за текстови съобщения, така и за видео връзка и конферентни разговори. Skype, Slack, Zoom – изборът е Ваш, но всеки трябва да присъства в отредените приложения. Същевременно обаче, дайте възможност на служителите да могат да променят статуса си и да заглушат приложението, когато са в дълбоко фокусирана работна сесия, за да избегнат разсейващи разговори.Отредете ден и час за регулярна седмична среща на екипа или оперативка. Провеждайте я в платформа за конферентни видео разговори и обсъдете детайлно задачите и приоритетите за седмицата. Добре е да отредите по няколко минути в края на тези срещи за свободни странични разговори. Така ще разведрите настроението и ще позволите на екипа си да общува и да се сближава, дори когато хората не могат да са на едно и също място физически.
В допълнение на конферентния разговор, определете си седмична видео среща с всеки един от служителите си индивидуално. Дори да е само по 10 минути, отделете време всяка седмица, за да обсъдите работата, въпросите и проблемите на всеки поотделно. Когато виждате човека насреща си във видео връзка, която максимално се доближава до живото общуване, може да доловите много повече нюанси на комуникация. Ето защо, когато имате да дадете обратна връзка или да обсъдите възникнал проблем, винаги го правете във видео разговор, за да избегнете недоразумения.Ако все пак се притеснявате дали хората в екипа са продуктивни и работят по задачите си, можете да въведете изискване за седмичен (или пък ежедневен) имейл с доклад за прогреса по задачите, който да Ви изпращат всеки петък (или в края на всеки работен ден). Също така, в първите дни на преминаване към дистанционен режим на работа, е добре да проверявате ежедневно как се справят служителите Ви, срещат ли затруднения или проблеми и как им се отразява промяната.
Най-важно при липсата на срещи на живо е да запазите комуникацията открита и директна, и от двете страни.
- Проявете разбиране към служителите си.
Извънредната ситуация пред лицето на пандемията, принуждава всички да си останат вкъщи. Това включва не само работещите, но и учащите. Ако хората от екипа Ви имат деца, това означава, че те (а може би и Вие самите) ще трябва да работят от вкъщи, докато децата също са у дома и учат онлайн. Ако пък имат малки деца, които не могат да бъдат на детска градина, ще трябва да съчетаят работата със занимания с малчуганите. Проведете внимателни разговори с тези служители, проявете разбиране и съчувствие към ситуацията им. Помислете дали е възможен по-гъвкав график, в който родителите да имат период от време през работния ден, който да бъде прекаран в грижа за децата. А времето да бъде отработено вечер или рано сутрин, например.
Дистанционната работа не е страшна и не означава намалена продуктивност. С добра организация може дори да доведе до по-голяма ефективност на екипа Ви. Важното в случая е да си изградите ясна и точна структура на работа, цели, план на действие и конкретни системи и приложения, които да използвате. Добре е дори да разпишете гайд за работа дистанционно с конкретни правила, изисквания и добри практики и да го разпратите на служителите си. Решете кои ще са приложенията, които ще използвате за комуникация, организация, файлова система и др.
Поставете си за приоритет ясната и директна комуникация чрез текстови съобщения, телефонни и видео разговори. Бъдете подготвени за няколко дни на привикване, възникване на въпроси и проблеми при прехода към работа от вкъщи. Бъдете търпеливи, проявете разбиране и доверие към екипа си и много скоро той отново ще заработи отлично и като едно цяло, дори и от разстояние.
Наложило ви се е спешно да преминете към дистанционен режим на работа? Имате нужда от помощ? Ние ще ви помогнем с напълно безплатна e-mail консултация. Отговорете на тези няколко въпроса и ще се свържем с вас възможно най-скоро.
Да помагаме на хора като вас да работят по-добре е част от мисията на Фондация „Един въпрос“. Ние ще използваме данните, които ни предоставите, само за да Ви направим за безплатна консултация на посочения от Вас e-mail адрес.
